Data Fair, solution de partage de données open source, permet d'avoir des données Faciles à trouver, Accessibles, Interopérables et Réutilisables. L'écosystème est composé de plusieurs modules qui évoluent régulièrement. Nous profitons de cette rentrée pour vous informer des dernières améliorations qui ont été effectuées. Cet article se focalise sur une nouvelle fonctionnalité liée à l'organisation mise en place pour publier les données : les départements.

Pour ne pas trop complexifier la gestion des utilisateurs, nous avions opté, au départ, pour une solution plutôt simple avec une notion de rôle pour gérer les permissions de masse : les administrateurs qui peuvent tout faire, les contributeurs (ou gestionnaires) qui peuvent gérer certaines ressources (jeux de données, visualisations, pages de contenus) et les utilisateurs qui n'ont qu'un droit de lecture, mais peuvent accéder à des ressources privées. Ce choix a d'ailleurs donné son nom au module de gestion des utilisateurs : Simple Directory.

Ce modèle, par sa simplicité, est bien adapté aux organisations de petite taille. Il présente cependant certaines limitations quand la taille des organisations augmente et qu'il devient trop compliqué d'utiliser les permissions individuelles pour gérer certains scénarios. Nous avons donc décidé d'introduire un nouveau concept pour gérer plus de cas : les départements.

Un département peut être vu comme une sous-division d'une organisation. Cette fonctionnalité supplémentaire pour la gestion des utilisateurs est complètement optionnelle, nous recommandons d'ailleurs de ne pas l'utiliser dans les organisations de petite taille pour éviter d'ajouter inutilement des fonctionnalités plus complexes. Un utilisateur peut appartenir ou non à un département et il possède un rôle au sein de ce département. Pour pouvoir gérer encore plus de scénarios, il est prévu très prochainement de pouvoir intégrer un utilisateur dans plusieurs départements.

Les utilisateurs qui n'ont pas de département sont considérés comme étant à la racine l'organisation : ils ont accès à toutes les ressources de l'organisation et de ses départements. Un utilisateur de département ne peut par contre accéder qu'aux ressources de son département : les administrateurs et contributeurs de département ne pourront gérer que les jeux de données du département.

Pour adresser les différents scénarios de circulation des donnés au sein d'une organisation, nous avons introduit un niveau de permission supplémentaire qui permet d'avoir trois niveaux de visibilité pour une ressource :

• accessible uniquement aux utilisateurs d'un département (et aux utilisateurs à la racine de l'organisation) ;
• accessible à tous les utilisateurs de l'organisation ;
• accessible publiquement.

Grâce à ce niveau supplémentaire, nous pouvons adresser trois cas d'usage : se rapprocher de la gestion des données produites en silo, partager des données avec des partenaires et partager des données sur un territoire à plusieurs niveaux.

Lors du démarrage d'un projet de partage de données, il y a, en général, peu d'utilisateurs impliqués et c'est l'administrateur général des données qui met en place les premiers datasets à partir de fichiers transmis par les métiers. Au fur et à mesure que le partage de données se démocratise dans l'organisation, de plus en plus de datasets sont ajoutés, dont un certain nombre qui nécessitent une administration régulière (qui peut dépasser la simple mise à jour des données qui peut être automatisée).

Il devient, dans ce cas, pertinent pour l'administrateur général des données de pouvoir déléguer certaines de ces tâches à des collaborateurs qui deviennent administrateurs de certaines données. C'est d'autant plus pertinent que cette tâche peut être confiée à un utilisateur du service qui produit les données, et les connaît donc bien.

Un des arguments que nous utilisons régulièrement pour promouvoir Data Fair est qu'il permet de casser les silos et permet une circulation des données plus horizontale dans l'organisation. Nous pensons que la nouvelle fonctionnalité de départements que nous présentons ne va pas à l'encontre de cela pour plusieurs raisons :

• Les données produites par les départements restent visibles aux utilisateurs et administrateurs à la racine de l'organisation. Les organisations comportent maintenant souvent des personnes qui ont cette vision transverse et sont chargées de la diffuser (les Chief Data Officier, par exemple).
• Les administrateurs de données de département peuvent facilement les rendre consultables par le reste de l'organisation, en un clic.
• L'ajout prochain de la possibilité d'avoir plusieurs départements pour un utilisateur va améliorer les capacités de circulation de l'information.

Les utilisateurs d'un département n'ayant accès qu'aux ressources de ce département, ce mécanisme peut être utilisé pour ne partager que certaines données avec des partenaires. On peut, par exemple, imaginer un organigramme où tous les membres de l'organisation seront à la racine, et chaque groupe de partenaires dans un département.

Il devient alors possible de publier certaines ressources à ses partenaires, ou que les partenaires puissent mettre facilement des données à disposition de l'organisation.

Si certains de ces scénarios vous intéressent, n'hésitez pas à nous contacter pour en discuter !

Le dernier cas d'usage adressé est la publication en open data sur un territoire, à plusieurs niveaux. C'est ce scénario que nous mettons en place avec le département des Côtes-d'Armor : l'administrateur général des données et les contributeurs du Conseil général sont au niveau racine de l'organisation, et les contributeurs des communes sont chacun dans un département.

En plus du portail au niveau racine, chaque commune pourra avoir son propre portail open data. Les administrateurs de données au niveau commune pourront publier leurs jeux de données sur le portail communal, et pourront, d'un simple clic, demander à l'administrateur général de les publier au niveau supérieur !

Nous avons vu dans cet article toutes les nouvelles possibilités ouvertes par l'introduction du concept de département. Cela permet déjà de gérer des scénarios de circulation de l'information relativement complexes. Nous avons prévu de pouvoir prochainement assigner plusieurs départements à un utilisateur. Cela permettra notamment de traiter des cas où certaines personnes peuvent administrer des données dans plusieurs silos.

Si vous souhaitez creuser cet aspect, la documentation est librement accessible en ligne. Vous pouvez aussi tester cette fonctionnalité en vous faisant un compte gratuitement sur koumoul.com. N'hésitez pas à nous contacter si vous voulez échanger autour de ces problématiques de circulation de l'information dans l'organisation !