Fonctionnement asynchrone

Cette page est très fortement inspirée du Remote Manifesto de Gitlab et du Manifeste Asynchrone.

Nos méthodes de travail ont beaucoup évolué avec la méthode SCRUM et le développement agile. Cela a permis d'être plus réactif et de s'affranchir de la lourdeur de certains processus. Mais ce n'est pas suffisant pour profiter pleinement des potentiels offerts par le travail à distance et la mise en production continue.

Nous souhaitons à Koumoul pouvoir travailler d'une nouvelle manière, en profitant de toutes les possibiltés offertes par les outils récents. Nous sommes convaincus que cela permet d'être plus productifs et d'améliorer notre confort. La communication occupe bien sûr une place essentielle dans cette démarche.

Travailler de n'importe où

On peut travailler de n'importe où, à partir du moment où l'on a un accès à internet. Cela permet d'être proche des gens que l'on aime, et de pouvoir être plus facilement disponible pour eux. On peut voyager et découvrir d'autres cultures en conservant son travail. Au quotidien, cela permet de supprimer les temps de trajet, et donc de gagner du temps et de faire des économies. Pouvoir se passer de la voiture permet aussi de faire un geste pour la planète.

Pour Koumoul, cela permet d'avoir des personnes plus productives, qui peuvent être focalisées sur les tâches qu'elles ont à accomplir, car elle sont moins perturbées dans leur travail.

Travailler n'importe quand

Comme décrit dans cet article, les horaires traditionnels de 9H à 18H sont mal structurés pour avoir une bonne productivité. Nous avons des périodes ou nous pouvons nous concentrer fortement, et des périodes de relâchement. Nous n'avons donc pas d'horaires de travail fixe. Cela permet aussi de concilier les à côté plus facilement, comme par exemple pouvoir prendre un rendez-vous chez le dentiste à n'importe quelle heure, n'importe quand.

Il y a quand même quelques contraintes à respecter, notamment lorsque l'on a des rendez-vous ou conférences d'équipe, ou que l'on doit travailler avec des personnes extérieures à la société.

Communiquer de manière asynchrone

L'entreprise ne peut pas fonctionner correctement en suivant les deux premiers principes si l'on n'adopte pas des moyen de communication adaptés. La communication ne se fera pas comme dans un bureau classique, justement pour les raisons évoquées précédemment. Il faut donc d'abord privilégier les moyens de communication asynchrones : tâches dans un outil de gestion de projets, discussion instantanée et e-mail. Il faut choisir le moyen adapté à la tache en cours, pour déranger le moins possible les autres personnes.

La vidéo et le téléphone ne sont pas non plus interdits, mais doivent être utilisés vraiment si on ne peut pas faire autrement, pour les réunion d'équipe à distance ou les échanges avec des personnes extérieures à la société.

Il est important que tout le monde utilise les mêmes outils pour communiquer. Et de continuer à utiliser ces outils même si l'on travaille a coté d'autres collaborateurs.

Vivre avec l'incertitude du futur

On a beau faire de notre mieux, les choses ne se passent jamais complètement comme prévu et le futur a toujours une part d'incertitude. Quand les services sont livrés et mis à jour en continu, les échéances datées sont rares et dès qu'une tâche est terminée, on la livre. Cela ne s'applique pas aux projets réalisés avec des tierces parties : elles ont sans doute un autre mode de fonctionnement et il faut bien s'accorder sur des dates pour que les 2 parties puissent collaborer correctement. Dans ce cas, un mode de fonctionnement agile avec des cycles de réalisation courts est à privilégier.

Inutile d'essayer d'estimer la durée des tâches précisément. C'est une perte de temps et ça peut être très imprécis. On peut par contre utiliser une approximation comme une taille de t-shirt : S, M ou L. Si la taille était XL, on peut quasiment être sûr qu'on ne sera pas précis du tout. On peut dans ce cas essayer de diviser la tâche en sous-tâches.

Avoir des réunions vidéo

Bien que tous les moyens de communication asynchrones permettent d'avancer efficacement sur ce que nous avons à faire, il ne faut pas oublier que nous sommes humains et que nous aimons avoir des conversations directes, en face à face. Un court entretien vidéo peut parfois être plus efficace que l'écriture d'un gros pavé.

Il est aussi important d'avoir des réunions vidéo régulières, pas forcément tous les jours mais au moins plusieurs fois par semaine. Cela permet de clarifier certaines incompréhensions, et d'être sûr que tous le monde est sur la même longueur d'onde. On peut parler de ce qu'on va faire, de comment se répartir les tâches en plus des manières de solutionner les problèmes bloquants. Inutile de parler du passé et de ce qu'on a fait la veille, les tâches et le tableau de tâches dans l'outil de gestion de projet sont là pour ça.

Se voir en vrai hors du travail

On ne travaille pas et ne communique pas de la même manière avec une personne quand on l'a vue en vrai. Il est important d'avoir de bonnes relations avec ses collaborateurs, et boire un verre, sortir ou faire des activités avec ses collègues ne peut être que bénéfique et aide à s'oxygéner l'esprit.